• 028.6299.6767 - 090.71.73.788
  • iphauthuat@gmail.com
  • iphauthuat.com

Những văn phòng bí mật trốn đại dịch Covid-19

  • 21:15, 25/04/2020
  • Từ vụ khủng bố 11/9 đến đại dịch virus corona, những tình huống nguy cấp ở quy mô lớn đòi hỏi phản ứng mạnh mẽ - như một số công ty đã bắt đầu chuyển đến văn phòng nằm ở địa điểm không được tiết lộ để đảm bảo an toàn.

    Một số người gọi chúng là "văn phòng ma". Những tòa nhà ở vùng quê và các địa điểm an toàn lặng lẽ chờ sẵn trong nhiều năm, cho tới tận bây giờ.

    Bạn có thể đi qua một tòa nhà như vậy và chẳng bao giờ chú ý đến nó. Chúng có rất ít hoặc gần như không có biển hiệu gì. Có lẽ chỉ có hàng rào cao và vài camera an ninh. 

    Nhưng bên trong là hàng hàng lớp lớp bàn làm việc chờ sẵn để được đưa vào sử dụng nếu có thảm họa xảy ra, một nơi an toàn để bám trụ nếu văn phòng bình thường không thể nào sử dụng được hoặc thậm chí bị phá hủy. 

    Các cuộc tấn công khủng bố. Thảm họa tự nhiên. Và đại dịch. Đó là một vài các sự cố có thể khiến một công ty phải bất ngờ bỏ tòa nhà đang sử dụng và đưa nhân viên đến làm việc tại văn phòng dự phòng - nơi được gọi là nơi "hồi phục sau thảm họa" hoặc "duy trì hoạt động liên tục của công ty". 

    Và giờ đây đáng buồn là, khủng hoảng thực sự đang ập xuống chúng ta. 

    Để phản ứng với loại virus corona mới lây lan cực nhanh, nhiều công ty, trong đó có những ngân hàng lớn, đã nhanh chóng kích hoạt kế hoạch dự phòng như vậy. 

    Ý tưởng là, nếu virus tấn công trụ sở chính công ty, nhân viên tại văn phòng dự phòng vẫn có thể tiếp tục làm việc. Đó là giải pháp thay thế cho việc làm việc từ nhà, vốn là điều không thể cho tất cả nhân viên, đặc biệt là với những người làm việc với thông tin nhạy cảm, chẳng hạn như về thương mại. 

    Một số công ty giữ danh thiếp hoặc thẻ đeo nhân viên trên các bàn làm việc chờ sẵn, để khi nhân viên đến họ lập tức biết nên ngồi ở đâu. Máy tính, điện thoại và phần mềm cho doanh nghiệp luôn sẵn sàng tại một số địa điểm. Bản thân tòa nhà cũng có thể có hàng rào kín với chế độ an ninh nghiêm ngặt, hoặc được xây dựng với khả năng chống chịu động đất hay bão tố. 

    Không phải công ty nào cũng có tiền chi trả cho những cơ sở vật chất dành riêng bất cứ khi nào họ muốn, nhưng văn phòng dự phòng cho thấy có thể quan trọng cho sự tồn vong và an toàn của một số công ty khi có khủng hoảng. 

    Thông thường, những tình huống bất ngờ chỉ xảy ra vài ngày hoặc vài tuần. 

    Nhưng với virus corona, tình huống có thể kéo dài đến tận năm 2021, nhiều công ty có thể thấy họ dựa vào văn phòng dự phòng trong thời gian dài hơn bao giờ hết. 

    Xây dựng để đối phó với thảm họa

    "Khách hàng từ khắp các vùng sử dụng cơ sở vật chất của chúng tôi - điều này thực sự chưa bao giờ xảy ra trước đó. Đây là sự cố toàn cầu đầu tiên mà chúng tôi đang xử lý," Patrick Morley, phó chủ tịch quản trị sản phẩm toàn cầu tại Dịch vụ Sungard Availability Services, một công ty cung ứng văn phòng dự phòng và công nghệ cho doanh nghiệp, nói. 

    Sungard có khoảng 60 địa điểm văn phòng dự phòng ở chín quốc gia, trong đó Anh Quốc, Mỹ và Ấn Độ. 

    Nhiều văn phòng trong số đó nằm tại Anh Quốc, trong đó có một số nằm ở London. 

    Nhìn chung, các công ty thuê một số lượng bàn làm việc nhất định tại các địa điểm này để hoạt động trong thời gian chờ hồi phục sau thảm họa. 

    Họ có thể chia sẻ không gian đó với các công ty khác, nhưng các khách hàng chi trả nhiều tiền nhất sẽ được cung cấp không gian riêng chờ sẵn dành riêng cho họ.

    Bằng cách rải lực lượng lao động ra nhiều khu vực làm việc, doanh nghiệp rõ ràng hi vọng là họ có thể làm giảm nhẹ những rủi ro do bệnh Covid-19.

    Nhưng một số người quan sát nói làm việc từ nhà tốt hơn là mở thêm văn phòng, vì bất cứ không gian làm việc chung nào cũng có thể trở thành ổ bệnh cho virus lây lan. 

    Morley cho biết các khách hàng của Sungard thực sự cũng đã nghĩ đến vấn đề vệ sinh. "Các khách hàng quả thực đã nói 'Coi này, trước khi chúng tôi dọn đến các anh có thể dọn vệ sinh thật kỹ không?'" ông nói. 

    Sungard đã xắp xếp rất nhiều dung dịch rửa tay vệ sinh trong tòa nhà. Và cũng có cả biển hiệu nhắc nhở nhân viên rửa tay. Công ty cũng có nhân viên dọn dẹp chờ sẵn để thực hiện việc dọn vệ sinh thật kỹ lưỡng bất cứ khi nào cần, dù là ngày hay đêm. 

    Các công ty dịch vụ tài chính và ngân hàng có vẻ như là các doanh nghiệp cần đến văn phòng dự phòng nhất. 

    Nhưng các công ty như bảo hiểm, thiết bị, hóa dầu hay kinh doanh bất động sản cũng được biết là có những cơ sở vật chất tương tự. 

    Vì lý do an ninh, nhiều công ty thường không giới thiệu địa điểm hay các tính năng của các khu vực văn phòng hồi phục sau thảm họa mà họ có thể sử dụng. 

    Luôn sẵn sàng nhưng không hiện diện

    Mặc dù tên khách hàng là thông tin bảo mật, nhưng các thông tin cơ bản về một số cơ sở của Sungard là thông tin công khai. 

    Ví dụ, công ty có một tòa nhà ở đường Southwark Bridge Road ở trung tâm London. Nơi đây có không gian làm việc cho khoảng 1.700 người. 

    Khi bất kỳ doanh nghiệp nào muốn gửi nhân viên đến văn phòng dự phòng, điều đó có nghĩa là yêu cầu một nhóm nhân viên di chuyển đến địa điểm làm việc khác. 

    Nhân viên có thể được yêu cầu chuyển công việc ngay lập tức hoặc họ sẽ được cho biết trước thời gian, ngày tháng mà họ sẽ bắt đầu làm việc ở địa điểm mới. 

    Một số nhân viên đã được biết trước về cơ sở làm việc này, thông qua quá trình thử nghiệm và diễn tập. Với một số khác, đây sẽ là nơi hoàn toàn mới. 

    Nhưng có nhiều cách để khiến quá trình dịch chuyển diễn ra "thông suốt" khi đến nơi, Morley cho biết. 

    Chẳng hạn, với địa điểm trên đường Southwark Bridge Road của Sungard thì nơi này thường trống không vào hầu hết các ngày và thường khóa hai trong ba cổng ra vào. Nhưng một khi có khách hàng thuê không gian làm việc dọn đến tòa nhà, một trong những cửa vào này sẽ được mở và được coi như khu vực tiếp tân của khách hàng. 

    Điều này có nghĩa là nhân viên sẽ được chính những tiếp tân cũ đón tiếp như tại văn phòng bình thường của họ. Một công ty thậm chí còn đặt máy quẹt thẻ ra vào tại nhiều địa điểm khác nhau để không có thay đổi gì về việc ra vào văn phòng của nhân viên. 

    "Đúng nghĩa là họ có máy móc có thể đưa ngay vào khu vực tiếp tân của chúng tôi, chỉ để đảm bảo rằng việc đó diễn ra như lệ thường," Morley giải thích. 

    Khi đã vào trong, nhân viên có thể thấy các bảng hiệu dán trong thang máy giải thích tầng nào hoặc khu vực nào mà họ nên đến tuỳ theo vị trí công việc. Tất cả thiết bị và phần mềm họ cần cho công việc đã sẵn sàng và đang đợi họ. 

    Những văn phòng dự phòng này được gọi là "vùng nóng" trong ngành vì chúng có thể được sử dụng ngay lập tức và không cần cung cấp thêm hay phải "khởi động" gì. 

    Ngược lại, các "vùng lạnh" có thể chỉ đơn giản như nhà kho trống để chuyển thiết bị tới trong giai đoạn khủng hoảng. 

    Cung cấp thực phẩm cũng thường là thách thức vì không ai có thể đoán được khi nào văn phòng dự phòng sẽ được sử dụng và sử dụng bao lâu. 

    Morley cho biết đội ngũ của ông có danh sách các nhà cung cấp thực phẩm tại địa phương - như quán ăn và nhà hàng - luôn sẵn sàng ở từng địa điểm. 

    Chẳng hạn các công ty có thể đặt trước cả buổi tiệc buffet cho bữa trưa, vì tòa nhà của Sungard không có căn-tin. 

    Đại dịch là một loại khủng hoảng rất điển hình, Chloe Demrovsky, chủ tịch và giám đốc điều hành của Viện Hồi phục Thảm họa Quốc tế, cho biết. Mối đe dọa chính mà các công ty đã chuẩn bị trong vài năm qua chủ yếu là các đợt tấn công lớn trên mạng, bà nói.

    Nhưng bà cho biết lịch sử chuẩn bị ứng phó thảm họa gần đây trong doanh nghiệp thực sự bắt đầu được định hình từ một sự kiện rất đặc biệt, vụ tấn công ngày 11/9. Sau khi khủng bố tấn công vào nước Mỹ năm 2001, phá hủy tòa tháp đôi Trung tâm Thương mại Thế giới ở New York, nhiều doanh nghiệp đã đầu tư cho văn phòng dự phòng.

    "Giả định rằng mô hình là cuộc tấn công khủng bố, bạn sẽ muốn chuyển người của bạn ra khỏi trung tâm thành phố, vốn là nơi có nguy cơ cao hơn," Demrovsky nói. 

    "Những nơi vô hồn" 

    Một phần vì di sản của ngày 11/9 mà rất nhiều văn phòng dự phòng tồn tại ngày nay. Nhưng tại sao không yêu cầu nhân viên làm việc từ nhà? 

    Demrovsky giải thích rằng một số công ty xử lý những thông tin cực kỳ nhạy cảm, vì vậy cho phép nhân viên làm việc tại nhà bằng thiết bị cá nhân hay kết nối internet tại nhà có thể không đủ an toàn. 

    Những công ty như vậy thường cần phải tuân thủ các quy định xử lý dữ liệu an toàn, và đó là lý do vì sao họ coi trọng điều này đến vậy. Thêm nữa, đôi khi cũng xảy ra những vấn đề thực tế. 

    "Tôi từng nghe nói một số công ty đang gặp vất vả vì họ phát máy tính bàn cho nhân viên, chẳng hạn - và mọi người gặp khó khăn khi phải đưa nó về nhà," bà nói. 

    Mộr số công ty phụ thuộc vào các phần cứng máy tính siêu nhanh để xử lý dữ liệu từ thị trường tài chính với độ trễ tối thiểu. Đó là tất cả lý do vì sao một công ty có thể chọn có văn phòng hồi phục sau thảm họa thay vì là áp dụng chính sách khẩn cấp, cho nhân viên làm việc tại nhà. 

    David Teed là một nhà tư vấn doanh nghiệp chuyên về chuẩn bị ứng phó thảm họa. Ông cho biết văn phòng dự phòng thường trông mờ nhạt và chẳng có gì ngoài những nội thất thiết yếu, khiến nhân viên cảm thấy ảm đạm nếu thình lình họ được yêu cầu dọn đến đó. 

    "Đó là những nơi vô hồn - thành thật mà nói chúng không phải là nơi bạn muốn kẹt lại trong thời gian dài," ông chia sẻ. "Nhưng chúng thực hiện được các chức năng cần thiết." 

    Một số văn phòng dự phòng mà ông Teed từng đến thăm trên khắp thế giới được xây dựng để chống lại mọi nguy cơ. "Một số văn phòng nằm trong boong-ke và trong các tòa nhà chống bom," ông kể lại. 

    Ở những bang như Oklahoma tại Mỹ chẳng hạn, các tòa nhà như vậy có thể được xây dựng để chống lại bão hoặc lốc. 

    Mái của tòa nhà Corus360, một trung tâm dữ liệu của Norcross ở bang Georgia của Hoa Kỳ, được thiết kế để chống lại sức gió lên đến 100 dặm mỗi giờ hoặc cao hơn nữa. 

    "Đó là một cơ sở xây rất vững chắc," Steve Gruber, giám đốc điều hành tại Res-Q, đơn vị vận hành Corus360 và cung cấp cơ sở vật chất và công nghệ cho văn phòng dự phòng cho các khách hàng để họ có thể sử dụng trong tình huống khẩp cấp hoặc thảm họa, nói. 

    Tòa nhà Norcross của công ty có 150 vị trí cho nhân viên làm việc. Có một tầng âm cao 18 inch (khaongr 46cm) trong đó đặt hệ thống chống rò rỉ, một máy phát điện dự phòng và nhiên liệu đủ dùng cho 48 giờ. Tường được đổ bê tông và hầu hết cấu trúc đều nằm dưới lòng đất. Thậm chí còn có cả phòng tắm cho nhân viên. Theo Res-Q, cơ sở này được thiết kế để vận hành với tỷ lệ hư hỏng cực nhỏ, đảm bảo "cam kết thời gian vận hành đến 99,982%". 

    Điều xa xỉ trong những thời điểm bất an 

    Vì đại dịch Covid-19 lan tràn, Gruber cho biết nhân viên tại các cơ sở của Res-Q như văn phòng ở Georgia đã chuyển lịch làm việc của nhân viên cho so le nhau - đây là điều công ty chưa từng thực hiện trước đây - để đảm bảo việc vận hành vẫn diễn ra xuyên suốt. 

    "Chúng tôi đã có một số khách hàng hỏi tìm chỗ," ông cho biết, khi đề cập đến tình hình đại dịch. Nhưng một lo ngại mà Gruber đang có đó là một số khách hàng không quá kỹ tính khi thử nghiệm văn phòng dự phòng trước thời gian này.

    "Chúng tôi cực kỳ ủng hộ việc thử nghiệm," ông chia sẻ. "Bạn không thể biết liệu giải pháp hay chiến lược của bạn sẽ có tác dụng trừ khi bạn thử nghiệm."

    Chuyên gia về an ninh mạng Alan Woodward từ Đại học Surrey đồng ý rằng đây là điểm quan trọng. "Việc này hơi giống như diễn tập chữa cháy. Bạn phải thử nó." 

    Mặc dù một số công ty chi cực kỳ nhiều tiền để đảm bảo họ có văn phòng dự phòng sẵn sàng chờ họ, nhưng điều quan trọng là bạn phải nhận thức đây thực sự là điều xa xỉ, Daniel Aldrich, giám đốc về an ninh và chương trình hồi phục tại Đại học Đông bắc ở Boston, bang Massachusetts, nói. 

    "Rất nhiều công ty mà chúng tôi phỏng vấn ở khu vực Boston này đơn giản là không có điều đó," ông cho biết. 

    Và ông lưu ý rằng các công ty nay đã bị ảnh hưởng nặng nề, không thể hoạt động kinh doanh được gì bởi mọi người ở nhà nhiều hơn và tập trung chi tiêu cho những món như hàng thực phẩm. Nếu nhiều công ty bị phá sản, ông cho biết, thì chính phủ có thể làm gì hỗ trợ?

    Vào lúc này, những văn phòng dự phòng này có thể là chốn lui tới an toàn cho nhân viên không thể làm việc từ nhà. 

    Nhưng liệu mọi người có quay lại văn phòng thông thường khi đại dịch virus corona qua đi không? Có thể có, nhưng cũng có thể không. 

    Chúng ta vẫn chưa biết được liệu thảm họa này sẽ ảnh hưởng ra sao đến xã hội về lâu dài - nhưng đáng ngạc nhiên là nhiều thay đổi về cách làm việc có thể sẽ là vĩnh viễn.

    ""Lượm lặt từ internet không biết nguồn gốc bài"

    Tin tức liên quan
    TOP